Onlangs zat ik te luisteren naar Cal Newport. Misschien ken je hem van zijn boeken, zoals Deep Work en Digital Minimalism. Z’n nieuwste boek, A World without E-mail, gaat over de “hyperactive hive mind workflow” en hoe funest die voor kenniswerkers is.
Hoe het gemak van e-mail ons ongemak werd
De “hyperactive hive mind workflow” is hoe we samenwerken sinds e-mail bestaat: asynchroon en ongepland heen en weer mailen. Het maakt ons een stuk minder productief dan we zouden willen en heeft, zacht uitgedrukt, geen positieve invloed op je creativiteit.
Deze workflow is zo funest omdat je daardoor continu moet “context switchen” en dat vreet energie. Want zoals we inmiddels allemaal wel weten, kan niemand multitasken. Tenzij je een taak die je op de automatische piloot doet, zoals strijken, combineert met naar een podcast luisteren – dat gaat prima.
De ene intensieve, aandacht vragende taak combineren met een andere of meerdere taken, is onmogelijk. Toch is dat wat we continu aan het doen zijn met hoe we onze workflows managen: door e-mail te gebruiken. Ideaal voor het delen van informatie, maar ongeschikt voor communicatie.
Nou is e-mail nooit bedoeld geweest voor het managen van projecten, maar het was vanaf het begin zó een handige tool, dat iedereen het overal voor ging gebruiken. En nu zitten we met de ellende daarvan 😉 We kunnen ons niet eens voorstellen hoe we het anders zouden kunnen doen.
Over hoe het anders zou kunnen, denkt Cal Newport na. Hij weet ook niet wat dé oplossing is, maar geeft wel nuttige denkrichtingen en suggesties.
Procesengineering: heen en weer mailen zoveel als mogelijk minimaliseren
Het eindeloze heen en weer tikken als projecten via e-mail gemanaged worden, is wat je de das omdoet. Daardoor moet je continu je mail checken. Daarom is het volgens hem zo belangrijk naar je werkdag processen te kijken. Hoe kun die zo inrichten dat je niet continu in je inbox hoeft te zitten?
Net als in de industriële sector moeten we aan procesengineering doen. Dat heeft aldaar een ongekende productiviteitsgroei tot gevolg gehad en Newport denkt dat dit ook mogelijk is voor kenniswerk. Zet processen op waarbij heen en weer mailen zoveel als mogelijk geminimaliseerd wordt. Als je dat proces voor proces doet, dan neemt de druk op je inbox af.
Ga hier vooral gewoon mee aan de slag, zonder er iets officieels van te maken, waardoor mensen misschien de hakken in het zand zetten. Als jij aangeeft dat je een document in de cloud klaar hebt staan, jij er op een bepaalde dag in kijkt en in de tussentijd anderen notities kunnen maken, dan wordt dat vermoedelijk alleen maar handig gevonden.
Hij geeft als klein voorbeeld hoe hij met zijn uitgever afspraken in verband met z’n nieuwe boek regelt. Niet per mail maar via een gezamenlijk document. Zij weet op welke dagen hij dit checkt en zijn terugkoppeling erin zet. E-mailen met elkaar is, in ieder geval wat dit betreft, overbodig geworden.
Technologie is ondersteunend en niet leidend of richtinggevend
Waar je het beste aan kunt werken en hoe je dat het beste kunt doen, kun je niet uitbesteden aan technologie. “Getting things done” begint niet bij technologie, maar bij jou en jouw werkdag processen. Vervolgens kijk je welke tools daar het beste bij passen. Iets wat je minder laat “context switchen”, is sowieso nuttig, aldus Cal Newport en daar ben ik het helemaal mee eens.
